1. OBJETO

La eficacia de la finalidad del Manual de Prevención de Riesgos Penales (Compliance) que ha sido implantado en la empresa quedaría mermada o incompleta si no se articula el establecimiento de un procedimiento de recopilación de la información, en el que se reciban aquellos sucesos relativos a riesgos acontecidos, o simplemente en potencia. Coherentemente se crea un canal ético mediante un diseño práctico que hará posible el cumplimiento de los objetivos del Manual.

Así pues, este canal se configura como un sistema integrado a través del cual se reciben las noticias de posibles conductas con relevancia penal, las cuales pueden llegar, bien de los propios trabajadores, del exterior (terceros, clientes, colaboradores, etc.) o por investigación de Oficial de Cumplimiento.

Este canal ético quedará integrado dentro del Sistema de Información Interna implantado por el Consejo de Administración de la compañía, previa consulta a los representantes de los trabajadores, y se adecuará a lo dispuesto en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

Se trata de un sistema corporativo interno por medio del que canalizar las comunicaciones o quejas sobre comportamientos, acciones o hechos cometidos o en potencia que pudieran constituir infracciones de las leyes, de la normativa interna de la empresa o de los principios éticos básicos.

Los principios generales relativos al presente canal de ético son los que seguidamente se enumeran:

• Agilidad e integración en los procedimientos de la empresa.

• Sencillez en su funcionamiento, desde la comunicación hasta su tramitación y conclusión del expediente.

• Amplitud de las posibles vías de acceso y conocimiento del mismo.

• Divulgación de su existencia.

• Fiabilidad de la información.

• Confidencialidad.

2. COMUNICACIONES

Este canal ético constituye un medio, aunque no exclusivo ni excluyente, mediante el que cualquier persona podrá presentar sus comunicados, indicaciones, sugerencias o quejas relativas al incumplimiento de normas, protocolos, políticas o criterios afectantes a la empresa en sus actividades. La admisión y tramitación de las comunicaciones exige el cumplimiento de los requisitos siguientes:

• Formulación de forma verbal (mensajería de voz, telefónica o reunión presencial en un plazo máximo de 7 días) documentada -previo consentimiento del comunicante- mediante grabación o transcripción, o escrita por correo postal, correo electrónico o buzón de empresa habilitado. El comunicante recibirá el acuse de recibo de la misma en el plazo de 7 días naturales, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.

• Identificación o descripción de los hechos o argumentos que sustenten la comunicación.

• Persona, área, departamento contra la que se dirige la comunicación.

• Identificación del comunicante: nombre y apellidos, número de identidad, así como área, departamento o puesto de trabajo (siempre que la comunicación no sea anónima).

El responsable del canal ético será el propio Oficial de Cumplimiento, quien desarrollará sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de órganos de la entidad, disponiendo para ellos de todos los medios personales y materiales que fueran necesarios. Asimismo, éste mantendrá la más estricta confidencialidad del comunicante, excepto en los casos en los que tal información sea requerida por autoridad competente para ello, en cuyo caso la empresa quedará obligada a acatar dicho requerimiento.

Al no ser un canal exclusivo ni excluyente de otros medios, se admitirán comunicaciones articuladas en otro soporte, si bien, las mismas han de cumplir en todo caso con los requisitos mínimos transcritos, así como constancia de su autenticidad en su suscripción, con identificación y firma de su titular, debiendo ser recibidas y fechadas como tal por el Oficial de Cumplimiento.

De conformidad con lo previsto en los artículos 24 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, y 7.3 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, se permite la presentación de comunicaciones de forma anónima (mecanismos de “whistleblowing”). En este sentido, este canal debe adoptar como medidas necesarias la preservación de la identidad y garantía de la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas por la información suministrada y, especialmente, la de la persona que hubiera puesto los hechos en conocimiento de la empresa, en caso de que se hubiera identificado. Si, por cualquier motivo, se tuviera conocimiento de la identidad del comunicante, éste gozará de las mismas medidas de protección que los demás informantes (art. 35.3 de la Ley 2/2023).

La comunicación se remitirá al Oficial de Cumplimiento, preferentemente, por correo electrónico, en la dirección: canaletico@carelsa.com

Dicha dirección de correo electrónico podrá ser modificada cuando se considere oportuno, confiriendo la adecuada publicidad y difusión a la nueva dirección para conocimiento de todos los empleados de la empresa.

3. GESTIÓN DE COMUNICACIONES

a. Gestión del canal de ético

Respecto a las comunicaciones que se recibieren por el canal habilitado, será competencia del Oficial de Cumplimiento adoptar las medidas oportunas y motivadas correspondientes a las autorizaciones de acceso a la información, preservación, impresión, eliminación o bloqueo de datos almacenados.

Cuando se disponga de los datos del/los comunicante/s, éstos deberán mantenerse en todo caso bajo estricta situación de confidencialidad, así como cualesquiera otros datos relativos a terceros que consten en la comunicación recibida o en el expediente que se incoe; conforme a los artículos 5 y 13 de la LO 3/2018.

La gestión del canal exigirá una clasificación de las comunicaciones a realizar por el Oficial de Cumplimiento. Esta función se atenderá realizando un estudio de las comunicaciones recibidas y la materialización de los riesgos que se den en la compañía, debiendo separar aquellas que realmente se corresponden a riesgos penales y que, por tanto, deberán ser tramitadas por este órgano, de aquellas otras que responden a una casuística diferente, las cuales serán en su caso remitidas a las áreas o departamentos respectivos para su conocimiento y tratamiento. Para el caso de que la comunicación no tuviera trascendencia penal, el Oficial de Cumplimiento queda habilitado para no incluirla en el sistema de almacenamiento.

b. Gestión de las comunicaciones recibidas

Recibida la comunicación, el Oficial de Cumplimiento iniciará la labor de instrucción, conforme al siguiente iter procedimental:

• En primer lugar, examinará si la misma cumple con los requisitos mínimos exigibles para su admisibilidad, formato, identificación del comunicante, del denunciado y descripción de hechos

• Aperturado el respectivo expediente, y previa su clasificación, se le dotará de un registro identificador único para su completa tramitación.

• Creación de un soporte documental basado en el criterio de doble copia para evitar su extravío o desaparición.

• Iniciada la instrucción, podrán adoptarse medidas de urgencia de carácter preventivo, a título de ejemplo:

- Paliar o minorar los efectos del riesgo materializado o por materializar.

- Ejecución de medidas para la preservación de pruebas.

- Comunicación urgente, es su caso, al órgano de administración.

- Toma de muestras de vertidos o emisiones.

- Incautación o precinto de medios informáticos.

- Comunicación a proveedores de servicios para la conservación de determinada información.

- Mantenimiento de información recibida en secreto por el tiempo estricta y prudencialmente necesario para el aseguramiento de las finalidades anteriormente descritas.

• Seguidamente, se analizará la información recibida, determinando si dicha información afecta a alguna o algunas personas concretas.

• Se iniciará una labor de recopilación de información verbal y escrita sobre todos los aspectos concernientes al contenido de la comunicación, recabando dicha información mediante la oportuna investigación que podrá incluir entrevistas, reuniones, toma de datos, muestras y cualesquiera otros medios no vulneradores de derechos.

• Recopilada la información se procederá a su análisis pormenorizado, evaluando la veracidad de las informaciones en relación a los hechos.

• Se ponderará la posible trascendencia penal de los hechos y, finalmente, se elaborará un completo Informe comprensivo de los antecedentes y labor instructora que contendrá una propuesta de resolución definitiva, siendo todo ello entregado al Órgano de Administración para su decisión y resolución junto con la totalidad de documentos del expediente. El Informe incluirá:

- Información descriptiva de la comunicación, fechas de interposición y principales hitos.

- Medidas de urgencia llevadas a cabo, motivación de las mismas y efectos.

- Análisis de la fiabilidad del comunicante y veracidad de la información.

- Valoración de si resulta necesario cualquier tipo de apoyo o asesoría externa.

- Propuesta de resolución definitiva, con proposición de las medidas ya adoptadas y que se deban mantener, y en su caso investigación del comunicante por deslealtad o por faltar dolosamente a la verdad, envío de la información a los tribunales o agentes de la autoridad.

- Remitido el Informe referido al Órgano de Administración, junto con el completo soporte documental, éste, mediante las sesiones de análisis y deliberación oportunas, actuará de conformidad a las funciones que le vienen atribuidas, decidiendo, en todo caso, sobre la conveniencia de envío de información y documentación a los Tribunales de Justicia o agentes de la autoridad.

4. PROTECCIÓN DE DATOS

Se garantizará en todo momento la confidencialidad de la comunicación.

Las comunicaciones realizadas generarán un expediente que se registrará e identificará por una referencia, garantizándose el cumplimiento de lo previsto en la normativa de protección de datos. Todas las personas que intervengan en los posibles procesos de averiguación tienen la obligación de mantener la debida confidencialidad y mantener en secreto los datos e informaciones a que hayan tenido acceso, pudiendo en caso contrario ser sancionado.

La confidencialidad del canal ético es su pilar fundamental; garantiza al comunicante que la información facilitada y sus datos personales serán tratados con total confidencialidad. En este punto, el canal ético deberá cumplir con lo previsto en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, y el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos, en relación con el Título VI de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

5. PUBLICIDAD Y LIBRO REGISTRO

La existencia del canal ético será accesible, tal y como exige el artículo 25 de la Ley 2/2023, en la página web de la organización.

Asimismo, el Oficial de Cumplimiento contará con un libro-registro de las informaciones recibidas y de las investigaciones internas a que hayan dado lugar, garantizando, en todo caso, los requisitos de confidencialidad ya expuestos, no siendo este accesible, salvo a petición de la autoridad judicial competente. Dicho documento será conservado por la organización por un plazo máximo de diez años.

6. MEDIDAS DE PROTECCIÓN

De conformidad con lo previsto en el Título VII de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, los comunicantes que informen o revelen infracciones tendrán derecho a protección siempre que cumplan con los requisitos previstos en el artículo 35.1 de dicho texto legal.

A tal fin, se prohíben expresamente los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación, entendiéndose por represalia cualquier acto u omisión que esté prohibidos por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública.

Los comunicantes tendrán acceso a las siguientes medidas de apoyo:

• Información y asesoramiento completos e independientes, que sean fácilmente accesibles para el público y gratuitos, sobre los procedimientos y recursos disponibles, protección frente a represalias y derechos de la persona afectada.

• Asistencia efectiva por parte de las autoridades competentes ante cualquier autoridad pertinente implicada en su protección frente a represalias.

• Asistencia jurídica en los procesos penales y en los procesos civiles transfronterizos de conformidad con la normativa comunitaria.

• Apoyo financiero y psicológico, de forma excepcional, si así lo decidiese la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I. tras la valoración de las circunstancias derivadas de la presentación de la comunicación.

• Asistencia que pudiera corresponder al amparo de la Ley 1/1996, de 10 de enero, de asistencia jurídica gratuita, para la representación y defensa en procedimientos judiciales derivados de la presentación de la comunicación o revelación pública.

Asimismo, resultarán de aplicación las medidas de protección frente a represalias previstas en el artículo 38 de la Ley 2/2023.

Durante la tramitación del expediente las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente en los términos regulados en la Ley 2/2023, así como a la misma protección establecida para los informantes, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.